9 gode grunde til at have styr på din HR-administration

Her er nogle af de mest centrale HR-opgaver:

• Rekruttering og onboarding af nye medarbejdere
• Medarbejderudvikling
• Medarbejdertrivsel på tværs af virksomheden
• Planlægning og afholdelse af sociale arrangementer
• Løbende samtaler med medarbejdere
• Lønforhandlinger og meget mere

Uanset om en virksomhed har 5, 50 eller 500 medarbejdere, er det vigtigt at have styr på HR-opgaverne – for det forventer alle medarbejdere i dag.

Nu kommer mine 9 gode grunde til at have styr på HR:

Nr. 1 – Du får styr på data

En meget central del i HR-administrationen hos alle virksomheder handler om at have styr på data.

Og her mener jeg helt simple medarbejderdata:

• Navn
• Adresse
• CPR-nummer
• Konto- og registreringsnummer i forhold til udbetaling af løn
• Uddannelse
• Anciennitet
• Kompetencer
• Navn og kontaktoplysninger på de nærmeste pårørende

At have styr på data bør være en hjørnesten i alle virksomheders HR-administration.

Nr. 2 – Du får overblik over vigtige processer

Når du har styr på data, kan du fokusere på processerne i din virksomhed. Her tænker jeg blandt andet på, at:

• alle medarbejdere får en ansættelseskontrakt, når de starter
• lønnen er korrekt i forhold til det, man er blevet enige om
• der er styr på, hvornår medarbejderne holder ferie
• man løbende får opdateret data, hvis en medarbejder har været på kursus eller lignende
• man har styr på GDPR og datasikkerhed og passer på de personfølsomme oplysninger, man har liggende om medarbejderne
• de rigtige oplysninger bliver indberettet til de rigtige myndigheder
• man husker, at en medarbejder har rund fødselsdag eller jubilæum i virksomheden

Du kan være sikker på, at dine medarbejdere forventer, at der er styr på denne slags processer. Og lige så sikkert er det, at de vil være utilfredse, hvis det modsatte er tilfældet.

Og utilfredse medarbejdere er sjældent de bedste medarbejdere.

Nr. 3 – God HR-administration giver godt image

Det er ikke kun nuværende medarbejdere, der har en forventning om, at der er styr på data og processer.

Rod i disse ting vil over tid skabe et dårligt image for din virksomhed, hvilket kan gøre det sværere at tiltrække nye medarbejdere. Og endnu værre bliver det, hvis det dårlige image også får kunderne til at flygte.

Nr. 4 – Risiko for bøder

Som arbejdsgiver har du kontakt med flere offentlige myndigheder, eksempelvis Skattestyrelsen, kommuner, barselsfonde, Arbejdstilsynet og Danmark Statistik.

Her må der på ingen måder være slinger i valsen, for rod i data og indberetninger kan både koste bøder og manglende udbetalinger (eksempelvis refusion fra sygdom eller barsel).

Nr. 5 – Få fat i medarbejdere eller pårørende

Du kan som arbejdsgiver komme ud for, at du skal have fat i en medarbejder uden for arbejdstid eller vedkommendes pårørende. Hvis du ikke har styr på stamdata, bliver det svært.

Nr. 6 – GDPR og datasikkerhed

Rod i data betyder ofte, at der også er problemer med selve opbevaringen af data.

Og det kan i sidste ende blive en dyr affære for dig som virksomhedsejer. For siden GDPR-reglerne kom til, er der meget skrappere krav til både opbevaring og håndtering af data. Og hvis du ikke har styr på papirerne, kan det ende med en bøde.

Så få styr på, hvordan du sikkert kan opbevare ansættelseskontrakter og andre typer dokumenter så hurtigt som muligt. Vi lever i en digital tidsalder, hvor en digital sky kan erstatte de fysiske ringbind. Sådan en digital opgradering kan jeg kun anbefale.

Nr. 7 – Du bliver klogere som arbejdsgiver

Når du har styr på din HR-administration, får du pludselig et helt nyt overblik over virksomheden. For når du registrerer data, får du samtidig overblik og viden.

Ting som personaleomsætning, sygefravær, ferie, anciennitet, lønforbrug og meget mere vil du få et meget klarere overblik over. Og på den baggrund kan du træffe bedre beslutninger for virksomheden.

Nr. 8 – Alle får overblik over, hvad der er aftalt

HR handler også om, at det er tydeligt for alle, hvad der er aftalt. Det kan virksomheder eksempelvis bruge deres intranet eller en personalehåndbog til. For her kan alle medarbejderne se, hvad de har af rettigheder og pligter.

Det giver både den nødvendige information til alle medarbejdere. Og samtidig får medarbejderne en vished om, at alle behandles ens.

Nr. 9 – HR giver tryghed og ro i maven

Til syvende og sidst ønsker alle virksomheder at have glade og produktive medarbejdere. Og gode HR-processer vil uden tvivl hjælpe med at nå det mål. For når medarbejderne ser, at der er styr på HR-delen, kan de være trygge og glade i jobbet.

Så kig ikke på HR-administration som en kedelig opgave. Det er derimod hele fundamentet for din virksomheds vækst og udvikling.