Sådan afslutter du lønåret 2023 i Danløn

1. Lav lønnen i god tid

I år er den sidste dispositionsdag fredag den 29. december.

Det betyder, at du skal godkende sidste lønafregning i 2023 inden torsdag den 28. december kl. 10.

Har du slået automatisk godkendelse af løn til?

Så vil lønnen blive godkendt automatisk den 27. december kl. 10, hvorfor du skal have foretaget de sidste rettelser inden da.

Husk, at dispositionsdatoen for december-lønnen skal være i december, for at AM-indkomsten tilhører indkomståret 2023.

Hvis lønperioden er december 2023, men dispositionsdatoen først ligger i januar 2024, vil ferieoptjeningen tilhøre december, mens AM-indkomsten vil tilhøre januar og indkomståret 2024.

Det er vigtigt at afregne skattefrie kilometerpenge for 2023 inden årsskiftet. Hvis satserne er lavere i 2024, vil en afregning efter årsskiftet spærre for udbetaling til 2023-satsen, og de kørte kilometer vil indgå i 2024-regnskabet med en højere sats for de første 20.000 kilometer.

2. Kontrollér SH- og fritvalgsopsparing

Har du medarbejdere med SH- og/eller fritvalgsopsparing?

I de fleste overenskomster skal resterende SH-opsparing udbetales med årets sidste løn. Du bør derfor tjekke, om det også gælder for dine medarbejdere.

Hvis du ikke afregner SH-saldoen i 2023, vil den følge med over i 2024.

Du kan på kontrollisten se, om du har én eller flere inaktive medarbejdere med en uafregnet SH-saldo, hvis du markerer feltet 'Udbetal SH-saldo' under ’Lønafregning’ og ’Næste lønafregning’.

Husk, at du skal aktivere de inaktive medarbejdere, så de kan få afregnet deres SH-saldo.

3. Udskriv og tjek alle kladdelønsedler

Det er vigtigt at tjekke, at alt i lønberegningen ser ud, som det skal.

Det kan være en god idé at åbne alle lønsedler for december i kladdeversion. Så kan du kigge det hele igennem i fred og ro og sikre dig, at alt er, som det skal være.

Du finder kladdelønsedlerne under ’Lønafregning’, ’Næste lønafregning' og 'Udskrifter'.

4. Afstemning

Inden du godkender årets sidste løn, bør du afstemme alle beløb, der er registreret i Danløn. Det gælder især de beløb, der er blevet indberettet på skat.dk som AM-indkomst, A-skat og ATP.

Den nemmeste måde at gøre det på er at gå til ’Løn’, 'Afstemning ', ’eIndkomst’.

Her vælger du nemt en fra- og til- periode og kan nu se alle de beløb, der er blevet indberettet til eIndkomst.

Hvis du herefter klikker ’Vis Excel’, får du en rapport, der fuldstændig matcher den rapport, som du kan hente for den samme periode i eIndkomst.

På den måde kan du nemt sammenholde de to rapporter og finde de eventuelle fejl.

Samtidig er det vigtigt, at du foretager en afstemning af tallene i dit regnskabssystem. 

Hvis du finder en fejl, skal du rette den, inden du godkender december-lønnen for 2023.

5. Godkend årets sidste lønafregninger

Så til et af de vigtigste punkter på listen – godkendelse. Når du har sikret dig, at det hele ser ud, som det skal, skal du godkende årets sidste lønafregning.

Hvis du er i tvivl om noget, bør du undersøge det med din revisor, så du er helt sikker på, at alt bliver rigtigt.

6. Kontrollér indberetningerne

Kontrollér alle indberetninger til eIndkomst. Det gør du under 'Indberetninger' og 'eIndkomst'.

Hvis der er helt eller delvist afviste indberetninger, er det vigtigt, at du får undersøgt fejlen og indberettet eventuelt afviste beløb manuelt til eIndkomst.

7. Hvis du opdager fejl, efter du har godkendt lønnen for december

Hvis du finder en fejl, skal du lave en tilbageførsel af den forkerte lønseddel og derefter en ny korrekt lønseddel – begge dele med december som lønperiode og en dispositionsdato i december.

Gå til ’Lønafregning’ og ’Tidligere lønafregninger’. Klik på ’Tilbagefør lønafregning’ og marker de medarbejderes lønsedler, der skal tilbageføres. Afslut med klik på ’Tilbagefør’.

Gå til 'Medarbejder' og 'Aktive/Inaktive'. Marker de pågældende medarbejdere igen, vælg 'Aktiver de valgte til en ekstra lønafregning (rettelser)' og klik 'Udfør'. Indtast korrekt løn, som skal afregnes, og fratræk eventuelt allerede udbetalt nettoløn fra forkert lønseddel under ’Lønberegning’ og ’Periodisk fradrag’.

Nu er du klar til at godkende den ekstra lønafregning. Her er det vigtigt at huske på, at dispositionsdatoen skal ligge i 2023, hvis rettelsen skal gælde for 2023. Når du har lavet de nødvendige rettelser, kan du godkende lønafregningen.

Sidste frist for rettelser og godkendelse af løn for indkomståret 2023 er den 15. januar 2024. Herefter er det ikke længere muligt at indberette til eIndkomst for 2023. Hvis du efter den 15. januar alligevel skal rette noget, skal du gøre det manuelt hos eIndkomst.

8. Overførsel af ferie

Har nogle af dine medarbejdere restferie?

Som hovedregel kan kun 5. ferieuge overføres til det nye år - og kun, hvis du som arbejdsgiver laver en skriftlig aftale med medarbejderen om overførsel af feriedagene. Aftalen skal senest være på plads den 31. december 2023.

Hvis 5. ferieuge hverken er blevet afholdt eller overført, så skal feriepengene herfor udbetales.  

9. Nye skattekort

Danløn har modtaget de nye eSkattekort for 2024 i november måned og lagt dem ind under de relevante medarbejdere.

Du bør dobbelttjekke, at alle medarbejdere står med det det korrekte skattekort, inden du afregner den første løn i 2024. Kend forskel på hovedkort, frikort eller bikort.

Det er medarbejderens ansvar at give dig besked om, om der skal bruges hovedkort eller bikort. Hvis medarbejderen har forskudsregistreret sig med frikort, kan du kun modtage og bruge det. Medarbejderen skal ændre i sin forskudsregistrering på skat.dk, hvis han eller hun i stedet ønsker at bruge hovedkort eller bikort.

Hvis der står 'Intet skattekort' på en af dine medarbejdere, betyder det, at han eller hun ikke har lavet sin forskudsopgørelse endnu. I så fald vil han eller hun blive trukket 55% i skat uden fradrag for lønnen i 2024.

Du finder de enkelte skattekort under 'Medarbejder' og 'Skattekort' for de medarbejdere, som du har lønafregnet i løbet af 2023. Det er også her, du kan rekvirere en anden type skattekort for medarbejderen.

Under 'Virksomhed' og 'Skattekort oversigt' kan du nemt få et overblik over alle medarbejdernes skattekort. Hvis du vælger '2024', kan du tjekke, at alle dem, du forventer at lønafregne til i det nye år, har fået et skattekort.

Hvis der er medarbejdere, der ikke skal afregnes i 2024, skal du huske at afmelde dem hos eIndkomst.

10. Størrelsen på din virksomhed

Fik du i efteråret besked fra Skattestyrelsen om, at din virksomhed nu er overgået til at være ‘større’ eller ‘mindre’ og dermed har fået nye betalingsfrister?

I så fald skal du ændre det efter du har godkendt lønnen for december, men før du godkender lønnen for januar 2024.

Du ændrer det under 'Virksomhed', 'Generelt'.

11. Tips til mere oprydning

Det er altid godt at starte et nyt år med en ren tavle. Derfor er årsafslutningen også et godt tidspunkt til at rydde op i medarbejderkartoteket.

Du bør for eksempel afmelde de medarbejdere fra eIndkomst, som er fratrådt, og som du ikke skal afregne løn til i 2024.

Du kan også tjekke, om medarbejderne har den korrekte ferieordning og optjening af feriepenge.

Hvis du vil slette fratrådte medarbejdere, der har fået løn i 2023, kan du gøre det efter den 15. januar 2024. Du kan læse mere om det i vores online hjælpesektion, hvor du finder den relevante artikel ved at søge på 'Slet medarbejder’.

Når du sletter en medarbejder, overføres medarbejderen til 'Arkiverede medarbejdere', idet data i henhold til bogføringsloven skal gemmes i fem år. Først efter fem år kan en medarbejder slettes helt fra Danløn.

Sådan får du det fulde udbytte af Danløn

For at få det fulde udbytte af Danløn kan du også

• opsætte en automatisk overførsel til dit regnskabssystem. Det gør du under 'Løn', 'Lønafregning' og 'Overfør til regnskab'.
• Skifte sproget på lønsedlen til engelsk for de relevante medarbejdere. Det gør du under 'Medarbejder' og 'Kontakt'.
• begynde at bruge de 7 vigtige genveje
• få din faktura fra Danløn på e-mail. Slå funktionen til under 'Konto' og 'Betaling for Danløn'
• aktivere to-faktor-login under 'Konto' og 'Adgangskoder'
• bruge Danløn app
• bruge Danløn HR
• integrere Danløn med andre systemer

Ud over tjeklisten kan du finde et væld af informationer om lønafregning i Danløn.

Du skal bare klikke på det felt i Danløn, som du ønsker at vide mere om. Ved at klikke på 'Hjælp' i højre hjørne kan du også finde vejledninger. Her findes også et afsnit om årsafslutningen - blandt andet med en video om årsafslutningen.

Du kan naturligvis også få hjælp fra vores support. 

Hent Danløns lønguide

Når du arbejder med løn, er der altid mange opgaver at løse.

I Danløns gratis lønguide får du måned for måned det store overblik.

hent lønguiden