Sådan slutter du lønåret i Danløn

Når året slutter er der nogle områder, du skal give særlig opmærksomhed i din lønbehandling - også selv om du bruger et lønsystem. Her får du en tjekliste, hvor du kan læse om de forskellige områder, du skal være særlig opmærksom på.

Husk, at vores online hjælpesystem indeholder et væld af informationer om lønafregning. Du finder altid relevant hjælp ved at klikke på feltnavnene i Danløn.

Hele denne liste med tip til årsafslutningen i Danløn finder du også, når du er logget ind i systemet. Søg på årsafslutning, når du har klikket på hjælp i højre hjørne. 

Derudover sidder vores dygtige supportere klar ved tasterne og er klar med et hurtigt svar via support-funktionen, når du er i Danløn.

Du kan også se en video-vejledning, som guider dig gennem årsafslutning i Danløn.

1. Sidste frist for lønafregning i 2018

Den sidste dispositionsdag i 2018 er fredag den 28. december. Det betyder at sidste lønafregning i 2018 skal ske allersenest klokken 10:00 torsdag den 27. december - ganske som det plejer at gøre sig gældende. Det er dog meget vigtigt at tænke på dispositionsdatoen for medarbejderen på netop denne lønafregning, da den har stor betydning for dit regnskab.

Det gælder bagudlønnede

Det, du skal være særlig opmærksom på er, at det er dispositionsdatoen, der afgør, hvilket årstal lønafregningen tilhører. Hvis du angiver dispositionsdato til 1. januar 2019 tilhører lønnen 2019 også selvom lønperioden er december 2018.

Det gælder forudlønnede

For forudlønnede er det lønperiodens startdato i stedet for dispositionsdatoen, der er
afgørende.

Det er meget vigtigt at vide, for når du har godkendt en lønafregning i 2019, kan du ikke længere lave lønafregninger for 2018.

Se to eksempler, hvor lønperioden er ens, men virksomhedens årsresultat på lønudgifter er vidt forskelligt, idet dispositionsdatoen ligger hhv. i 2018 og 2019.

Her er et eksempel, hvor både lønperioden og lønafregning er i 2018:

Her ser du et eksempel på første lønafregning i 2019, fordi dispositionsdatoen er i 2019 (selvom lønperioden er i 2018):

 

2. Kontrol af årets sidste lønafregning

Inden du godkender den sidste lønafregning i det gamle år, vil vi stærkt anbefale dig at se grundigt efter, at du har det hele med for 2018, og at alt er korrekt angivet. Her tænker vi især på indtastningerne for de medarbejdere, der har SH-opsparing og/eller en fritvalgsordning.

Skal du hensætte en SH-portion til år 2019? Skal SH-saldo lægges til feriepengene og beskattes sammen med dem? Eller skal SH-saldo/Fritvalgssaldo udbetales?

Du kan tjekke den overenskomst, din virksomhed er underlagt for at få svar på spørgsmålene.

Når du står på menupunktet 'Næste lønafregning' og sætter flueben i et af felterne 'Udbetal SH-saldo', 'Overfør SH-saldo til feriepenge' eller 'Udbetal saldo på fritvalgsordning' vil du under kontrol få besked, hvis du har en eller flere ikke-aktive medarbejdere, der har en uafregnet SH-saldo.

Her skal du huske at aktivere de inaktive medarbejdere, så de kan få afregnet deres SH-saldo, hvis de skal have det.

Hvis du ikke afregner SH-saldoen i 2018, vil den følge med over i 2019.

3. Kontroller alle kladde-lønsedler

Et godt tip er, at du udskriver alle lønsedler i kladdeversion inden du godkender lønnen med din underskriftskode. Udskriv lønsedlerne under 'Udskrifter' og 'Lønsedler'.

4. Bogfør lønperioden

Du bør ikke bogføre lønperioden uden, du er absolut sikker på, at alt er som det skal være. Er du i tvivl så undersøg tvivlstilfældene, evt. med din revisor.

5. Afstemning

Under 'Lønafregning' vælger du 'Tidligere lønafregninger' og så den sidste lønperiode i år 2018, hvorefter du i 'Udskrifter' vælger udskriften 'Lønartssaldi'. Denne udskrift minder om lønsedlen, men indeholder alle medarbejdere fra årets start frem til den slutdato, der fremgår af den valgte lønperiode.

Vi anbefaler, at du afstemmer alle beløb, men især de beløb, der er blevet indberettet til SKAT. Det vil sige: AM-indkomst, A-skat, ATP etc. Husk, at indtastede startsaldi ikke indberettes til eIndkomst, hvorfor de ikke indgår i oversigten under 'Afstemning', 'eIndkomst - løn'. (Bemærk, at genindberettede afregninger pga. fejl i registreringsforholdet hos Erhvervsstyrelsen, vil indgå dobbelt på denne side, da de reelt er indberettet to gange til eIndkomst).

Du kan se hvilke startsaldi, der eventuelt er indtastet på medarbejderen under 'Medarbejder', 'Startsaldi'.

Finder du differencer, er det vigtigt, at du får dem lokaliseret og rettet, inden du godkender lønafregninger i 2019.

OBS: Når du har godkendt en lønafregning for 2019, kan du ikke længere køre løn for 2018.

6. Rettelser inden første lønafregning i 2019

Hvis du får behov for at lave korrektioner i 2018, skal du følge denne procedure:

I 'Lønafregning' skal du sætte datoerne tilbage til den sidst afregnede lønperiode. Husk, at dispositionsdatoen skal ligge i 2018, for at rettelsen kommer med i 2018.

For de medarbejdere, der ikke skal rettes, skal du fjerne markeringen under 'Medarbejder', 'Generelt' i feltet 'Aktiv'.

Lav de nødvendige rettelser og kontroller dem nøje. Hvis du ikke er absolut tilfreds, bør du ikke køre løn og godkende rettelserne.

Når du har bogført rettelserne, skal du gentage afstemningen, som beskrevet under punkt 5.

Sæt alle medarbejderne som du fremover vil afregne til aktiv igen.

Sidste dato for rettelser og bogføring af løn i 2018, er den 6. januar 2019. Herefter er året lukket.

7. Indberetning

Kontroller alle indberetninger til eIndkomst under 'Indberetninger', 'eIndkomst'. Er der afviste indberetninger, er det vigtigt, du får undersøgt fejlen og evt. indberettet rettelserne manuelt til eIndkomst. Vil du udskrive en samlet opgørelse til medarbejderne over, hvad der er indberettet til eIndkomst, kan du gøre det fra 'Afstemning', 'eIndkomst – løn' og 'eIndkomst - feriepenge'.

8. Nye skattekort

Under 'Medarbejder', 'Skattekort' vil Danløn have modtaget og indlæst et eSkattekort for 2019 for samtlige medarbejdere, du har afregnet i løbet af 2018, som du ikke har afmeldt overfor eIndkomst.

Det er meget vigtigt, at du kontrollerer, at alle dine medarbejdere står med korrekt skattekort under 'Medarbejder', 'Skattekort' og på lønsedlen, inden du afregner løn i 2019, da de ellers bliver afregnet med 55% og intet fradrag.

En nem måde at få et overblik over medarbejdernes skattekort er under 'Virksomhed', 'Skattekort oversigt'. Vælg her årstal 2019 og kontroller, at alle de medarbejdere du forventer at afregne i 2019 har modtaget et 2019-skattekort.

Medarbejdere, der er registreret med 'Intet skattekort fra SKAT', er ikke forskudsregistreret for 2019.

Kontakt medarbejderen så han eller hun kan få det ordnet hurtigst muligt hos SKAT. Det kan være du skal gen-rekvirere skattekortet for at få det indlæst igen. Vent med at gøre dette til medarbejderen har meldt tilbage, at forskudsregistreringen er på plads.

Forhør dig i tvivlstilfælde hos SKAT.

9. Start 2019

Husk, at når du har foretaget en lønafregning for 2019, kan du ikke længere godkende lønafregninger for 2018.

10. Oprydning

Årsskiftet er ligeledes en god anledning til at få ryddet op i dit medarbejderkartotek.

Sørg for at afmelde alle medarbejdere fra eIndkomst, som du ikke forventer at afregne løn til i 2019. Kontroller evt. også om medarbejderne har den korrekte ferieordning og optjening af feriedage.

Hvis du ønsker at slette fratrådte medarbejdere, der er afregnet i 2018, kan du gøre det efter den 15.01.2019, så de ikke længere fremgår af medarbejderoversigten.

Se evt. mere om emnet under 'Slet medarbejder', som du finder i onlinehjælpen ved
at søge på ordet: slet.