Sådan slutter du lønåret 2019 i Danløn

Når året slutter er der nogle områder, du skal give særlig opmærksomhed i din lønbehandling - også selv om du bruger et lønsystem. Her får du en tjekliste, hvor du kan læse om de forskellige områder, du skal være særlig opmærksom på.

Husk, at vores online hjælpesystem indeholder et væld af informationer om lønafregning. Du finder altid relevant hjælp ved at klikke på feltnavnene i Danløn.

Du finder også hjælp til årsafslutningen. Søg på årsafslutning, når du har klikket på hjælp i højre hjørne. 

Derudover sidder vores dygtige supportere klar ved tasterne og er klar med et hurtigt svar - og ligeså ved telefonerne for dig, der bruger Danløn Direkte.

1. Kontroller årets sidste lønafregning

Det første, du skal gøre, inden du afslutter regnskabsåret 2019, er, at kigge grundigt efter, at alt i lønberegningen ser ud, som det skal. Dette gælder især de medarbejdere, der har SH-opsparing og fritvalgsordning.

Du bør tjekke den overenskomst, din virksomhed er underlagt, for at se, om dele af SH-og fritvalgsopsparingen skal sættes til side til 2020 eller udbetales.

Hvis du markerer feltet 'Udbetal SH', vil du under 'Kontrol' få besked, hvis du har en eller flere inaktive medarbejdere, der har en uafregnet SH-saldo.

Her skal du huske at aktivere de inaktive medarbejdere, så de kan få afregnet deres SH-saldo. Hvis du ikke afregner SH-saldoen i 2019, vil den følge med over i 2020.

Bemærk, at det ikke er muligt at sætte kryds i feltet 'Overfør SH-saldo til feriepenge', mens vi er i overgangsperioden til den nye ferielov.

2. Udskriv og tjek alle kladdelønsedler

Det kan være en god idé at udskrive alle lønsedler for december i kladdeversion, inden du godkender lønnen. Så kan du kigge det hele igennem og sikre dig, at alt er, som det skal være, inden du godkender lønnen.

Du finder kladdelønsedlerne under 'Næste lønafregning' og 'Udskrifter'.

3. Overhold sidste frist for lønafregning i 2019

Når du er sikker på, at lønafregningen ser rigtig ud, er det særligt vigtigt at nå fristen for sidste lønkørsel i 2019. I år er den sidste dispositionsdag mandag den 30. december. Det betyder, at du skal godkende sidste lønafregning i 2019 inden klokken 10 fredag den 27. december.

Der er nogle særlige ting, du skal huske på, alt efter om dine medarbejdere er bagudlønnede eller forudlønnede:

Bagudlønnede:

For de medarbejdere, der er bagudlønnede, er vigtigt at huske på, at det er dispositionsdatoen, der afgør, hvilket år lønafregningen tilhører. Det vil sige, at lønafregningen tilhører 2020, hvis du godkender den med en dispositionsdato i 2020.

Forudlønnede:

For forudlønnede er det lønperiodens startdato, der er afgørende for, hvilket år lønafregningen hører til.

Uanset om du har bagudlønnede eller forudlønnede, er det vigtigt at huske på, at når du har godkendt en lønafregning med dispositionsdato i 2020, vil du ikke længere kunne lave lønafregninger for 2019.

4. Afstemning

Inden du godkender årets sidste løn, skal du afstemme alle beløb, der er registreret i lønsystemet. Det gælder især dem, der er blevet indberettet på skat.dk - som AM-indkomst, A-skat og ATP.

Den nemmeste måde at gøre det på, er at gå til 'Lønafregning', 'Tidligere lønafregninger'. Her vælger du sidste lønperiode i år 2019.

Under 'Udskrifter' og 'Lønartssaldi' kan du hente en udskrift, som indeholder løndata om alle medarbejdere fra årets start til slutdatoen i den valgte periode.

Indtastet startsaldi på medarbejderne vil ikke indgå i oversigten i 'Afstemning', 'eIndkomst - løn', da det ikke bliver indberettet til eIndkomst. Du kan se, om der er indtastet startsaldi på medarbejderne under 'Medarbejder' og 'Startsaldi'.

Hvis du finder en fejl eller to, når du kikker det hele igennom, er det vigtigt, at du finder det sted, hvor fejlen er opstået og får rettet den, inden du godkender lønafregningen for 2020.

Så snart du godkender en lønafregning i 2020, vil du ikke længere kunne køre løn for 2019.

5. Lav de nødvendige rettelser i tide

Hvis du finder en fejl i lønafregningen efter at have afstemt alle beløb, må du lave en korrektion.

Det gør du ved at gå til 'Medarbejder', 'Aktive/Inaktive'. Her markerer du den eller de medarbejdere, som du vil lave en korrektion på. Nu kan du trykke på 'Aktiver de valgte til en ekstra lønafregning (rettelser)' og 'Udfør'. Når du har gjort det, gør du også klar til at godkende en ekstra lønafregning for den eller de valgte medarbejdere for den senest godkendte lønperiode. Her er det vigtigt at huske på, at dispositionsdatoen skal ligge i 2019, hvis rettelsen skal gøre sig gældende i 2019.

Når du har lavet de nødvendige rettelser og kontrolleret at alt er, som det skal være, kan du godkende lønafregningen. Nu er det også en god idé at gentage punkt 4, og afstemme beløbene med de nye rettelser.

Sidste dato for rettelser og godkendelse af løn i 2019, er den 6. januar 2020. Efter denne dato vi regnskabsåret 2019 være lukket i Danløn.

6. Godkend lønnen

Når du har sikret dig, at det hele ser ud som det skal, kan du godkende årets sidste lønafregning.

Hvis du er i tvivl om noget, bør du undersøge det med din revisor, så du er helt sikker på, at den bliver rigtig.

7. Kontroller indberetningerne

Kontroller alle indberetninger til eIndkomst under 'Indberetninger', 'eIndkomst - løn' og 'eIndkomst - feriepenge'. Hvis der er nogen afviste indberetninger, er det vigtigt, at du får undersøgt fejlen og indberettet rettelserne manuelt til eIndkomst.

8. Nye skattekort

Danløn modtager og indlæser de nye eSkattekort for 2020 automatisk. Dem finder du under 'Medarbejder', 'Skattekort'. Her vil du finde nye skattekort for alle de medarbejdere, som du har lønafregnet i løbet af 2019. Hvis det er nogen af dem, der ikke skal med, skal du huske at afmelde dem hos eIndkomst.

Det er meget vigtigt, at du kontrollerer, at alle medarbejdere står med korrekt skattekort under 'Medarbejder', 'Skattekort' og på lønsedlen inden du afregner den første løn i 2020. Ellers vil de blive afregnet med 55% uden fradrag.

Under 'Virksomhed', 'Skattekort oversigt' kan du nemt få et overblik over medarbejdernes skattekort. Hvis du skriver 2020 ind her, kan du tjekke, at alle dem du forventer at lønafregne i det nye år har fået et skattekort. Hvis det står 'Intet skattekort' på en af dine medarbejdere betyder det, at han/hun ikke har lavet sin forskudsopgørelse for 2020 endnu.

9. Når du starter lønafregningen i 2020, er der ingen vej tilbage

Vi har allerede nævnt det flere gange, men det er så vigtigt, at det får sit helt egne punkt på listen.

Når du har foretaget en lønafregning for 2020, kan du ikke længere godkende lønafregninger for 2019. Så du skal være helt sikker på, at alt er, som det skal være, når du starter regnskabsåret 2020.

10. Oprydning

Det er altid godt at starte et nyt år med en ren tavle, og derfor er årsafslutningen også et perfekt tidspunkt til at rydde op i medarbejderkartoteket.

Det er godt at få afmeldt de medarbejdere fra eIndkomst, som du ikke forventer at afregne løn til i 2020, og se om de har den korrekte ferieordning og optjening af feriepenge.

Hvis du vil slette fratrådte medarbejdere, der er afregnet i 2019, kan du gøre det efter den 15. januar 2020. Du kan læse mere om det under 'Slet medarbejder' i vores online hjælp.

Med denne huskeliste i baghånden, kan du være sikker på at regnskabsåret 2020 bliver skudt godt igang.