Det er ikke altid slemt at blive glemt

Forretningen kører på skinner, kunderne strømmer til, og inden længe står du med en håndfuld nyansatte medarbejdere, der skal fortsætte ad samme successti.

Næste naturlige skridt bliver at introducere dem for dine kollegaer. Spørgsmålet er, hvordan det kan gøres appetitligt?

En klassisk præsentation af dem selv og deres arbejdsområder over e-mail er nemlig kedelig læsning efter din smag. I stedet vælger du at krydre introduktionen med videohilsner, der bliver offentliggjort på din virksomheds website. 

Men inden du får smidt dem op på sitet, har du naturligvis fået samtykke fra dine nyansatte medarbejdere. En af dem fortryder dog kort efter af personlige årsager, og beder dig slette videoen. 

Hvad gør du? 

Forpligtelse til at slette data ved anmodning 

Sæderne har i årevis været godt varme ved forhandlingsbordet i forbindelse med udformningen af den kommende persondataforordning - også kendt som persondataloven. 

Den 25. maj går den nye forordning i luften med blandt andet en uddybning og præcisering af den gamle persondatalovs ret til at blive glemt. 

Det betyder, at den registrerede, som i dit tilfælde er din medarbejder, har krav på at få adgang til og slettet de personoplysninger, du har samlet ind om ham. 

Hvis du alligevel har behov for at gemme oplysningerne, eksempelvis fordi medarbejderen stadigvæk er ansat, kan han dog ikke gøre krav på at blive glemt. 

Grundlaget for at blive slettet 

Som virksomhed er det vigtigt, at du sikrer, at din medarbejders personoplysninger kan blive slettet. 

Her får du overblik over de forhold, der afgør, hvornår en sletning skal ske: 

  • Når persondata ikke længere er nødvendige for dig at bevare, fordi de ikke har samme relevans som dengang, du samlede dem ind. 

  • Hvis den registrerede trækker sit samtykke tilbage. 

Husk, at der kan være lovmæssige krav som gør, at Danløn ikke kan gennemføre sletningen af din medarbejder. 

  • Behandlingen af data sker på et ulovligt grundlag. 

Lad os sige, at en tilfældig virksomhed historisk set har opbevaret straffeoplysninger om sine rengøringsmedarbejdere. Det er der intet lovmæssigt grundlag for, og derfor er det en ulovlig behandling. 

  • Den registrerede kan godt protestere over en behandling, hvis der ikke er nogen lovmæssig grund for den. 

Det kan være, at din virksomhed har været til en messe, hvor dine medarbejdere og kunder har deltaget i en konkurrence.

Arrangørerne har på dagen indsamlet oplysninger, som de senere kan bruge til at sende nyhedsbreve og lignende. Dine medarbejdere og kunder kan i dette tilfælde protestere over opbevaringen af deres persondata. 

  • Hvis der er lovmæssige forpligtelser, som kræver, at personoplysninger bliver slettet, skal du som virksomhed efterleve dette. 

Det korte af det lange er, at du skal slette din medarbejders personoplysninger på en måde, så de ikke kan blive genskabt. 

Pligt til at underrette tredjemand 

Hvis du har offentliggjort og videregivet din medarbejders personoplysninger til en tredjepart, og han anmoder om at få slettet sin data, bliver din underretningspligt skærpet. 

Det betyder, at du skal give tredjeparten besked om, at din medarbejder har anmodet om at få sine personoplysninger slettet. 

Undtagelser for sletning 

Der er en række områder inden for lovgivningen, hvor du ikke behøver at leve op til kravet om sletning. Dem får du her: 

  • Hvis der er tale om data, som er af historisk eller særlig forskningsmæssig betydning. 

  • Hvis personoplysningerne har offentlighedens interesse, eller det bliver vurderet, at oplysningerne skal forblive i virksomheden af hensyn til informations - eller ytringsfrihed. 

Følger din virksomhed eksempelvis bogføringslovgivningen eller registerlovgivningen, er du forpligtet til at gemme personoplysninger, der har relevans for lovgivningerne. 

Du må derfor først slette data, når nuværende år og fem mere af slagsen er gået. 

Danløn er forpligtet til at følge bogføringsloven 

Hvad i alverden er bogføringsloven, tænker du sikkert, men den er faktisk vigtig, for Danløn har pligt til at følge den sammen med skatteloven. 

Bogføringsloven er den lov, der beskriver retningslinjerne for, hvordan alle poster fra erhvervsdrivende virksomheder, organisationer og sammenslutninger bliver bogført. 

Den beskriver blandt andet, hvordan du registrerer din dokumentation og opbevarer dit regnskabsmateriale. 

Bogføringsloven gælder alle virksomheder i Danmark, der ikke bliver ledt af staten eller af kommuner, mens ministerier og institutioner er undtaget. 

Slet din medarbejder permanent i Danløn

Danløn giver dig det rigtige værktøj, så du nemt kan holde styr på dine medarbejderes persondata og håndtere sletning af data korrekt, hvis du får brug for det. 

I Danløn har du altid kunne slette en medarbejder. Men det er først med den nye funktionalitet, at du kan gøre det permanent, uden at medarbejderens data og historik bliver arkiveret, som det tidligere har været tilfældet. 

Har du eksempelvis en medarbejder stående i systemet, der ikke er blevet beregnet løn for siden 2012, bliver han slettet og forsvinder fuldstændig ud af systemet. 

Du kan kun få din medarbejder slettet, hvis der ikke har været aktuel løndata på ham i fem år. Alt, hvad der vedrører din medarbejder, vil derefter hverken være tilgængeligt for dig eller Danløn.