Godkend din medarbejders rejseafregning med Danløn appen

Din medarbejder er af sted på en arbejdstur til Jylland. Hans medbragte madpakke rækker ikke længere end til Fyn, så det ender med et kort pit stop ved en tankstation, hvor han svinger kreditkortet i bytte for en kop kaffe og en sandwich. 

Det er et velkendt scenarie, men har du styr på, hvordan du håndterer din medarbejders rejseafregning i Danløn? 

Udfyldning af en rejseafregning kan for mange været noget af en dunkende hovedpine, men i stedet for at ty til Panodil, kan du sætte en permanent stopper for den ved at bruge Danløn appen

Appen gør det nemlig muligt for dine medarbejdere at lave deres udlæg og registrere kørsler på få sekunder, så din eneste opgave er at godkende registreringerne. 

 

Hvad er et udlæg? 

Mange har svært ved at gennemskue, hvornår der er tale om kilometerpenge og hvornår en rejseafregning egentlig er et udlæg.

Der kan tit opstå situationer, hvor medarbejdere  og virksomhedsejere får blandet det hele sammen, så lad os for en god ordens skyld lige skille skidtet fra kanelen. 

Kilometerpenge og udlæg får din medarbejder først, når erhvervskørslen er sket. Han kan også få det, hvis han bruger firmaets eller sit eget kreditkort. Medarbejderen skal nemlig kunne dokumentere, at rejsen rent faktisk har fundet sted, før han kan få dækket sine rejseudgifter. 

Hvis din medarbejder bruger firmaets kreditkort, har han som sådan ikke en udgift. Han har dog mulighed for at dokumentere forbruget ved at lave et udlæg på 0 kroner og derefter vedhæfte kvittering og bilag. I beskrivelsen kan din medarbejder angive, at det er firmaets kort, som er blevet brugt til at dække udgiften. 

Slut med manuelle kørselsregistreringer og udlæg 

Manuel papirregistrering og rod med kvitteringer og bilag hører fortiden til. Din medarbejder behøver nemlig ikke længere at spæne ind til bogholderiet for at aflevere kvitteringer og bilag efter en erhvervsrelateret kørsel. 

Danløn appen gør hverdagen nemmere, både for din medarbejder, der har brugt firmakreditkortet, lønadministratoren, som skal bogføre registreringerne, og ikke mindst for dig som virksomhedsejer, der både dækker din medarbejders rejseudgifter og godkender dem. 

Udfyld rejseafregningen, mens du er på farten 

Din medarbejder kan udfylde rejseafregningen når og hvor det passer ham. I appen kan han nemt og hurtigt skrive udlægsbeløbet ind og uploade billede af kvittering og bilag. Han kan også tilføje en detaljeret beskrivelse af kørslen eller udlægget. Beløbet skal være registreret, før han kan sende rejseafregningen til godkendelse hos dig. 

Kørslen kan din medarbejder allerede registrere, når han afholder den. Her skal han bare taste start og slutdestinationen ind samt et formål med kørslen. 

Du har adgang til alle vedhæftninger og beskrivelser, når du åbner rejseafregningen i Danløn. Herefter kan du vælge at godkende eller afvise den. Vælger du at afvise, kan du også angive årsagen hertil. Din medarbejder bliver underrettet per mail, hvor han også kan læse begrundelsen for afvisningen. 

Har dine medarbejdere ikke appen? 

Husk at tilmelde dine medarbejdere appen og få dem til at downloade programmet, hvis ikke du allerede har gjort det. Det gør du under menupunktet ’Virksomhed', 'app’, hvor du får en oversigt over alle de medarbejdere, du kan tilmelde til at bruge appen. 

Hvis dine medarbejder ikke har appen, kan du sagtens registrere deres udlæg manuelt. Det gør du under menupunktet 'Særlige tillæg', 'Udlæg'. 

Kategori

App

Tags:

Rejseafregning