Guide til, hvordan du retter fejl

Har du glemt, at din medarbejder skulle have haft en bonus i sidste måned, eller er du kommet til at køre løn for en fratrådt medarbejder? 

Du tror måske, at det er for sent at gøre noget ved det, når skaden først er sket. Bare rolig, løbet er endnu ikke kørt.

Vi får dig tilbage på rette spor med denne guide, der viser dig, hvordan du laver små og større rettelser i Danløn, selvom du har kørt lønnen. 

Undgå fatale fejl 

Vi vil helst gerne snige os udenom seriøse fejl såsom, at du bogfører løn for en medarbejder, der faktisk ikke længere er ansat i din virksomhed. 

Danløn viser dig, hvordan du gør, 

I hjælpesystemet søger du blot på 'Tilbagefør en medarbejders løn'. Her finder du både hjælp til, hvordan du tilbagefører løn for en timelønnet medarbejder og for en funktionær. 

Har du allerede udbetalt lønnen, skal du bede din medarbejder refundere den udbetalte nettoløn. 

Ret det vigtigste først 

Vi kan vist godt blive enige om, at det er menneskeligt at fejle, også når det gælder løn. Pyt skidt, det kan ske for os alle. 

Lad os starte med et konkret eksempel. I travlhedens stund er det ikke så ualmindeligt at glemme at registrere et par timer. 

Når der er tale om et mindre beløb, har det ikke den store indflydelse på din medarbejder. Derfor kan du altid lave rettelsen eller tilføjelsen i næste lønkørsel i stedet. 

Det samme kan du gøre, hvis du er kommet til at svede ud, at din medarbejder skulle have haft en bonus eller lignende.

Hvis det bliver nødvendigt, kan du udbetale acontobeløb til din medarbejder, der dækker de manglende timer, bonussen eller noget tredje, og derefter afregne det på kommende afregning. Den udbetalte aconto fratrækker du under menupunktet 'Lønberegning', 'Periodisk fradrag'. 

Har du brug for at bogføre en ekstra lønseddel i perioden med afregning af manglende løn, har Danløn lavet en udførlig skridt-for-skridt vejledning til dig inde i hjælpesystemet, som du finder ved at klikke på 'Hjælp' i højre hjørne af skærmen. Her søger du på 'Bogfør samme lønperiode flere gange'. 

Sådan gør du 

1. Ret lønperioden tilbage til den sidst afregnede lønperiode 

Lad os sige, at du har kørt løn for september og sat næste lønperiode frem til oktober. Det er vigtigt, at du husker at rette perioden tilbage til september. Det gør du under menupunktet 'Lønafregning'.

Du kan aldrig gå længere tilbage end seneste lønperiode, så derfor må du bogføre eventuelle rettelser med seneste lønperiode. Det gælder også, hvis det drejer sig om rettelser for endnu tidligere perioder i indeværende år. 

Tidligere år skal du altid rette manuelt på eIndkomst. 

2. Inaktivér de medarbejdere, du ikke skal rette 

Hvis du har flere ansatte, skal du først inaktivere de medarbejder, der ikke skal med i den ekstra lønafregning. 

Det gør du i feltet 'Medarbejder', 'Aktive/Inaktive', hvor du kun vinger den eller de medarbejdere af, du skal rette lønnen for. Derefter klikker du på '

Perioden bliver rettet til seneste lønperiode, og kun de markerede medarbejdere medgår i den ekstra afregning. Efter godkendelse af afregning, vil lønperioden stå til kommende lønperiode igen. 

De medarbejdere som før stod inaktive, vil automatisk stå aktive igen. 

Gør det nemt for dig og udskriv den seneste lønseddel, så du kan gennemgå den punkt for punkt, mens du retter beløbene til med negativt fortegn.  

3. Reguler A-skatten, så den passer 

Hvis du afregner din medarbejder to gange for samme periode, skal du huske at regulere A-skatten i den anden afregning. Ellers får din medarbejder dobbelt fradrag. 

Det gør du under menupunktet 'Lønberegning, 'Rettelser'. Du skal regulere beløbet, så det svarer til trækprocenten gange månedsfradraget. Husk at taste beløbet med positivt fortegn, så det bliver lagt til A-skatten i lønafregningen.

Du kan også vælge kun at bruge trækprocenten, men undlade fradraget. Det vinger du af ved at klikke på menupunktet 'Medarbejder', 'Skattekort', og markere i feltet 'Benyt kun trækprocent - undlad fradrag'.

Husk dog at fjerne markeringen igen efter bogføring. 

Det samme gør sig gældende for ATP, hvor du eventuelt skal rette i feltet ATP Beløb, så du får den korrekte beregning for perioden på begge lønsedler. 

Brug kladdelønsedlen og lav korrekt løn

Glem alt om differenceberegning, hvor du bliver tvunget ud i en unødvendig hovedregning. Det er der ingen grund til. 

Det er langt nemmere at føre hele lønnen tilbage og lave en ny beregning, for så undgår du at glemme vigtige saldi og afregning af skattefradrag. 

Du kommer længst med at være omhyggelig, når du kører lønnen. Få derfor læsebrillerne på og læs din kladdelønseddel igennem undervejs, så du er sikker på, at alt står som det skal, inden du bogfører lønnen. 

Ret dispositionsdatoen 

Når du har lavet rettelserne og har gået lønsedlen igennem, er næste skridt at bogføre lønnen. 

Hvis dispositionsdatoen er overskredet, kan du enten oplyse en ny gyldig dispositionsdag i samme måned, eller også kan du fjerne markeringen for Nets-overførsel. 

Det betyder, at du skal lave eventuelle betalinger manuelt. Det er vigtigt, hvis du har mulighed for det, at du tilbagefører med dispositionsdato i samme måned som forkert afregning, da eIndkomst ellers vil afvise indberetning med begrundelsen, at saldo for perioden bliver negativ. 

Hvis det sker, skal du indberette det afviste beløb efterfølgende manuelt på eIndkomst.  

Kategori

Lønadministration

Tags:

Rettelser