Sådan håndterer du ferie, når en medarbejder fratræder

Når en funktionær fratræder, er det din opgave at opgøre feriepengene. Der er forskellige regler for, hvornår du skal afregne eller udbetale feriepengene. Derudover skal du også afregne ferietillæg for funktionærer for afholdt ferie – hvis du ikke allerede har gjort det. For timelønnede er der ikke nogen forskel, om han eller hun fratræder eller ej.

Du skal altså være opmærksom på, at der er forskel på reglerne for en timelønnet og en funktionær. Derudover er det også afgørende, om din virksomhed bruger FerieKonto eller anden feriekasse eller har en godkendt ferieordning i huset.

Med FerieKonto eller anden feriekasse

Du skal afregne en funktionærs feriepenge til FerieKonto eller anden feriekasse i samme måned, som medarbejderen fratræder. For timelønnede afregner du løbende og fristen for at afregne er ca. 2 uger efter, at lønperioden er slut.

Din medarbejder styrer selv, hvornår han hæver feriepengene via Borger.dk. 

Med egen ferieordning i huset

Har din virksomhed en godkendt ferieordning eller en overenskomstaftale, skal du opgøre feriepenge samme måned, som en funktionær fratræder. For timelønnede opgøres feriepenge ved hver lønkørsel.

Vær opmærksom på, at du først skal udbetale og beskatte feriepengene, når han eller hun holder sin ferie – også selvom ferien først holdes efter fratrædelsen.

I Danløn kan du udbetale feriepengene direkte til medarbejderen, og Danløn sørger også for at indberette udbetalingen til eIndkomst.

Når en timelønnet fratræder

Der er ingen forskel fra en almindelig lønkørsel, når en timelønnet fratræder. Hvis din medarbejder er timelønnet, får han eller hun 12,5 % i feriegodtgørelse. Feriepengene bliver indberettet og kan afregnes via Danløn, hver eneste gang du laver en lønseddel.

Når en funktionær fratræder

Hvis din medarbejder har ferie med løn, så skal du opgøre eller afregne den optjente ferie samt ferietillæg senest ved fratrædelsen.

Det er meget vigtigt, at du indtaster fratrædelsesdatoen, inden sidste lønkørsel er godkendt. For ellers vil ferien ikke blive afregnet eller opgjort, og medarbejderen er ikke korrekt fratrådt i systemet.

Med den nye ferielov er der to måder, du kan udbetale ferietillæg på:

• To gange årligt, i maj og august.
• I takt med at medarbejderen holder sin ferie.

Hvilken måde, I bruger, har stor betydning, når en medarbejder fratræder.

Hvis du udbetaler ferietillæg i takt med, at din medarbejder holder ferie, behøver du ikke bekymre dig om ferietillæg ved fratrædelser.

Anderledes forholder det sig, hvis du udbetaler to gange årligt. Her kan du nemlig være ude i enten at have udbetalt for lidt eller for meget ferietillæg.

Eksempel – ved udbetaling af ferietillæg i maj og august

Hvis din medarbejder har holdt 10 dages ferie og fx fratræder i april, så er der formentlig ferietillæg, du mangler at afregne, da du endnu ikke har udbetalt noget. Medarbejderen har nemlig ret til ferietillæg, der svarer til de 10 dage. Du skal derfor udbetale ferietillæg for de feriedage, medarbejderen har afholdt, inden han eller hun fratræder.

Hvis medarbejderen fratræder i juni, hvor du lige har udbetalt ferietillæg i maj, men medarbejderen slet ikke har holdt noget af sin opsparede ferie, ja så kan du ikke kræve at få for meget udbetalt ferietillæg tilbage. Medmindre det står i medarbejderens overenskomst.

Hvis du vil vide mere, kan du her blive klogere på ferietillæg.

Hent Danløns lønguide

Når du arbejder med løn, er der altid mange opgaver at løse. I Danløns gratis lønguide får du måned for måned det store overblik.