Sådan håndterer du ferieopgørelse for en fratrådt medarbejder

Har du styr på, hvad du skal gøre med feriepengene, hvis en af dine medarbejdere fratræder?

Når en medarbejder fratræder, er det din opgave at indbetale feriepenge for ferie, han endnu ikke har afholdt. 

Virksomheder skal som regel afregne medarbejdernes feriepenge til FerieKonto. Er du omfattet af en overenskomstaftale, skal du enten afregne til en anden feriekasse eller beholde feriegodtgørelsen i virksomheden og udbetale dem til din medarbejder, når han er fratrådt. 

Vi klæder dig på, så du nemt og hurtigt kan håndtere ferieopgørelsen for den fratrådte medarbejder, uanset om han er funktionæransat eller timelønnet. 

Afregningsregler for en timelønnet medarbejder 

Hvis din medarbejder er timelønnet, har han ikke ret til løn under ferie, men får i stedet feriegodtgørelse på 12,5 %. Det betyder, at du skal afregne ferieopgørelsen hver eneste gang, han får sin lønseddel. Danløn sender en opkrævning til din e-Boks hvert kvartal, medmindre du har tilmeldt dig PBS. 

Din medarbejder behøver ikke at afholde alle sine optjente feriedage i løbet af ferieåret, men din medarbejder skal hæve feriepengene den 1. september 2019, for at de ikke skal gå tabt og blive overført til Feriefonden. 

Du skal registrere de afholdte feriedage i Danløn, da din medarbejders fradrag bliver reduceret i perioden for ferieafholdelsen. Din medarbejder styrer selv, hvornår han hæver feriepengene via Borger.dk. 

Han kan melde sin ferie til dig når som helst og kan anmode FerieKonto om at få udbetalt feriepengene.

Afregningsregler for en funktionær 

Er din medarbejder ansat i en funktionærstilling, har han ret til ferie med løn, men en vigtig pointe er, at feriepengene bliver afregnet, men retten til ferietillægget bortfalder for de feriedage, som ikke er afholdt ved fratrædelse. 

Så har din medarbejder eksempelvis afholdt 10 dage, så har han ret til ferietillæg, der svarer til de 10 dage. 

Du skal typisk forholde dig til tre år, når du skal afregne feriepenge for den fratrådte medarbejder. Det er vigtigt, at du afregner 12,5 % af det han har optjent forrige, sidste og indeværende år. 

Du kan kun udbetale feriepenge direkte til din medarbejder for de feriedage, som han afholder i forlængelse af eller efter fratrædelsen. De resterende feriepenge skal du fortsat indbetale til FerieKonto.

Udbetaling af feriegodtgørelse til en fratrådt medarbejder 

Tidspunktet for din medarbejders fratrædelse er afgørende for, om han har ret til feriegodtgørelse.

Lad os sige, at din medarbejder fratræder i maj måned og du udbetaler feriegodtgørelsen i sammen måned, så har du lov til at tilbageholde ferietillægget for i stedet at afregne 12,5 %.

Udbetaler du til gengæld eksempelvis ferietillægget i maj og din medarbejder fratræder i juni måned, så er løbet kørt, for i det tilfælde kan du ikke modregne beløbet og kræve det tilbagebetalt.

Mange virksomheder vælger at udbetale feriegodtgørelsen drypvis, så det ikke bliver en dyr fornøjelse, hvis en medarbejder en dag vælger at forlade din virksomhed.

Sådan er reglerne for fratrædelsesgodtgørelse

Der gælder særlige regler, når vi snakker om fratrædelsesgodtgørelse. Hvis din medarbejder har været ansat mindst 12 år uafbrudt i din virksomhed, er det din pligt at efterleve kravet på udbetaling af en månedsløn, når han fratræder.

Hvis du er så heldig at have en loyal medarbejder ansat 17 år i streg, skal du udbetale tre måneders løn.

Husk, at beskatningspligten er anderledes for fratrædelsesgodtgørelsen. De første 8.000 kroner er skattefrie og AM-bidragsfrie, mens din medarbejder betaler skat af de resterende penge. 

Danløn beregner de første skattefrie 8.000 kroner helt automatisk. Systemet gennemskuer også, hvis du tidligere samme år har udbetalt jubilæumsgratiale til din medarbejder. Det fulde beløb bliver angivet i fratrædelsesgodtgørelse.  

Husk at registrere dine medarbejderes feriedage løbende, så snart du ved, hvornår de skal på ferie. Gør det nemmere for dig selv og indberet i god tid, så du slipper for unødvendigt bøvl, hvis din medarbejder fratræder.