AFTALE OM DANLØN

Denne Aftale om Danløn (”Aftalen”) gælder i forholdet mellem Danske Lønsystemer A/S, Engholm Parkvej 8, 3450 Allerød, CVR 15611472 (herefter kaldet ”Leverandøren”) og dig eller den virksomhed, du repræsenterer (”Kunden”). Du indestår for, at du er bemyndiget til at indgå Aftalen på vegne af Kunden.

1 AFTALENS OMFANG OG TILDELING AF LICENS

1.1 Leverandøren stiller via internettet sit lønberegningssystem kaldet Danløn med løbende tiltag, tillægsydelser (såsom adgang til support, mobile apps og HR-ydelser) som Kunden særskilt har købt adgang til, funktioner og ændringer, som indføres (herefter samlet "Systemet") til rådighed for Kunden.
1.2 Kunden tildeles en tidsbegrænset ikke-eksklusiv ret til at anvende Systemet via internettet til brug i overensstemmelse med betingelserne angivet i Aftalen, så længe de skyldige beløb betales eller indtil Aftalen i øvrigt ophører. Kunden erhverver alene en brugsret og Leverandøren og/eller dennes underleverandører beholder ejendomsretten og alle andre rettigheder, herunder immaterielle, til Systemet.
1.3 Kunden må ikke foretage reverse engineering, dekompilering eller demontering af Systemet udover hvad der følger af gældende ufravigelig lovgivning.
1.4 Kunden må ikke udleje eller lease Systemet.
1.5 Kun den nyeste version af Systemet er omfattet af licensen og stilles til rådighed for Kunden. Når en ny version af Systemet udgives, ændres licensen automatisk til alene at gælde den nye version.
1.6 I servicevinduet hver dag mellem kl. 3 og kl. 6 har Leverandøren ret til at lukke for adgangen til Systemet, eksempelvis for at foretage vedligehold af dette. Ekstraordinært kan andre servicevinduer varsles, hvori Systemet ikke vil være tilgængeligt. Leverandøren vil tilstræbe at varsle sådanne servicevinduer med et rimeligt varsel i Systemet og/eller ved fremsendelse til Kundens senest angivne e-mailadresse.
1.7 Mobile apps kan tilvælges, og særlige vilkår herfor findes på Leverandørens hjemmeside.
1.8 I tillæg til eventuelle særlige vilkår for tillægsydelser, gælder Aftalens vilkår ligeledes for Kundens tilkøb af eventuelle tillægsydelser tilbudt af Leverandøren såsom adgang til telefonsupport, mobile apps og HR-ydelser.
Aftale om Danløn.

2 ÆNDRINGER

2.1 Leverandøren kan til hver en tid foretage ændringer af Systemet, i hvilke tilfælde Kundens eneste mulighed, hvis denne ikke vil acceptere sådanne ændringer, vil være at opsige Aftalen jf. pkt. 15.1, i det det bemærkes, at Kunden kan opsige Aftalen uden varsel.
2.2 Leverandøren kan til hver en tid foretage ændringer af vilkårene i Aftalen, herunder også vilkårene for tillægsydelser i eventuelle tillægsaftaler og gældende priser, i hvilke tilfælde Kundens eneste mulighed, hvis denne ikke vil acceptere sådanne ændringer, vil være at opsige Aftalen jf. pkt. 15.1 (og/eller tillægsaftalerne om tillægsydelserne), i det det bemærkes, at Kunden kan opsige Aftalen uden varsel. Sådanne ændringer vil træde i kraft 1 måned efter, Leverandøren har offentliggjort dem i Systemet og/eller har fremsendt de ændrede vilkår til Kundens senest angivne e-mailadresse. Prisændringer vil dog først træde i kraft 3 måneder efter, Leverandøren har offentliggjort dem i Systemet og/eller har fremsendt de ændrede vilkår til Kundens senest angivne e-mailadresse.

3 PERSONDATA

3.1 Leverandøren handler i forhold til personoplysninger alene efter instruks fra Kunden og i overensstemmelse med databehandleraftalen, der udgør et bilag til Aftalen og dermed er en integreret del af Aftalen.
3.2 Uanset punkt 3.1 og den mellem parterne indgåede databehandleraftale må Leverandøren behandle og benytte data, som Leverandøren kommer eller tidligere er kommet i besiddelse af som led i udførelsen af Aftalen og/eller tidligere versioner af Aftalen, fx data som Kunden har indtastet i Systemet, eller som Leverandøren har modtaget i forbindelse med udførelsen af support- og/eller konsulentopgaver for Kunden, herunder personoplysninger, med det formål selv at:
a. Udarbejde anonym statistik, og/eller
b. Teste eksisterende/udvikle ny funktionalitet i Systemet og udføre fejlretning.
3.3 I det omfang behandlingen af data, som Leverandøren behandler i henhold til punkt 3.2, ikke falder inden for instruksen, der er givet af Kunden i den mellem parterne indgåede databehandleraftale, og udgør personoplysninger, er Leverandøren dataansvarlig for den behandling, som Leverandøren foretager i henhold til punkt 3.2 og dermed ansvarlig for, at Leverandørens egen behandling overholder persondataretten. Kunden er selv ansvarlig for sin egen behandling af personoplysninger.
3.4 Punkt 3.2 gælder ikke for data, der udgør særlige kategorier af personoplysninger i henhold til Europa-Parlamentets Og Rådets Forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) artikel 9, og CPR-numre, der således alene må behandles i overensstemmelse med den mellem parterne indgåede databehandleraftale.

4 LEVERANDØRENS ANSVAR

4.1 Leverandøren anvender gængse metoder til rådighed for internetservices i forhold til sikkerhed og backup samt i forhold til forebyggende arbejder og problemløsninger til beskyttelse af Kundens data. Der foretages backup af data en gang om dagen.
4.2 Leverandøren tilstræber at holde systemet tilgængeligt via internettet i de tidsrum, der ikke er dækket af servicevinduer, jf. pkt. 1.6. Kunden er dog indforstået med, at Systemet ikke vil have en oppetid på 100% i disse tidsrum.

5 KUNDENS ANSVAR

5.1 Kunden bærer ansvaret for, at
a) den indberettede og afregnede løn er lovlig og korrekt,
b) de overførte beløb er korrekte,
c) at initiere lønkørsler i god tid, så Kunden overholder sine forpligtelser over for sine medarbejdere i forhold til, hvornår løn skal udbetales,
d) Kunden på sin konto har de fornødne disponible midler til dækning for overførselsbeløbene,
e) overholde bogføringslovgivningens krav til opbevaring af originalbilag,
f) adgangskode og kode til godkendelse af lønafregninger ikke bliver misbrugt og ikke kommer til uvedkommende tredjemands kendskab,
g) overholde sine forpligtelser som dataansvarlig i forhold til persondata,
h) acceptere og overholde e-Boks’ vilkår, såfremt Kunden vælger at anvende e-Boks til levering af lønsedler. e-Boks’ vilkår findes på http://www.e-boks.dk/signup_terms.aspx. Kunden er ligeledes ansvarlig for, at medarbejderne er orienteret om leveringen i e-Boks, samt at det er medarbejderens eget ansvar at aktivere sin e-Boks,
i) den benyttede PC og adgangen via internettet fungerer,
j) registreringer udvekslet med mobile apps er lovlige og korrekte,
k) informere medarbejderne om anvendelsen, ansvar og forpligtigelser ved anvendelse af mobile apps,
l) Kunden kan, fx ved mistanke om svig, spærre for sin adgang til systemet. Herefter vil Leverandøren efter modtagelse af en særlig aftaleblanket åbne for adgangen igen, og
m) Føre kontrol med og give Leverandøren meddelelse om fejl i lønkørsler mv. (såsom udbetaling af forkerte beløb, for sen udbetaling og lignende), i tilstrækkelig tid til, at sådanne fejl kan udbedres og korrigeres inden næste lønkørsel.

6 TAVSHEDSPLIGT

6.1 Leverandøren har tavshedspligt med hensyn til Kundens data og vil ikke dele disse med tredjemand, medmindre Leverandøren er forpligtet hertil i henhold til gældende ret, eller dette er nødvendigt for at kunne opfylde services for Kunden, fx indberetninger til SKAT, Mastercard Payment Services, pensionsselskaber, Danmarks Statistik m.fl.

7 KUNDENS DATA

7.1 Alle data, Kunden har indtastet i Systemet, er Kundens ejendom. Kunden giver Leverandøren ret til at anvende alle data, Kunden har indtastet i Systemet, herunder til at lade underleverandører anvende data, til følgende formål:
a. at levere Leverandørens ydelser i henhold til Aftalen, og
b. formålene beskrevet i punkt 3.2.
7.2 I Aftalens løbetid opbevarer Leverandøren data i Systemet ind til Kunden beder Leverandøren om at slette dem.
7.3 Ved Aftalens ophør uanset årsag slettes Kundens data efter 12 måneder eller tidligere, hvis Kunden beder om dette. Der henvises i øvrigt til punkt 15 om ophør.

8 HJÆLP OG SUPPORT

8.1 Leverandøren yder Kunden hjælp og support i et omfang bestemt af Leverandøren via den integrerede kontaktfunktion i Systemet. Denne service er gratis for Kunden.
8.2 Leverandøren kan diskretionært vælge at tilbyde andre ydelser i henhold til Aftalen, eksempelvis telefonsupport.
8.3 Servicepakker
8.3.1 Kunden kan have tilkøbt servicepakker efter nærmere aftale med Leverandøren, hvortil vilkårene i dette pkt. 8.3 finder anvendelse.
8.3.2 Indgåelse af en aftale vedrørende servicepakker kan ske via Kundens tilmelding på www.danløn.dk eller ved Kundens kontakt til Leverandøren via telefon eller e-mail. Ved tilmelding vil Kunden som minimum skulle opgive navn, virksomhed, adresse, CVR-nr. og e-mailadresse.
8.3.3 Uanset den valgte tilmeldingsmetode modtager Kunden den endelige bekræftelse af tilmeldingen på e-mail så snart tilmeldingen er registreret i Leverandørens system. Hvis Kunden ikke modtager bekræftelsen inden for nogle dage, skal Kunden kontakte Leverandørens salgsafdeling på telefon 7080 6058.
8.3.4 Tilmelding af servicepakker er bindende, idet følgende betingelser for afbestilling og udskiftning af deltagere dog finder anvendelse:
- Ved afbestilling mindst 5 hverdage inden den aftalte leveringsdato faktureres Kunden ikke for den pågældende servicepakke.
- Ved afbestilling 4 hverdage eller mindre før den aftalte leveringsdato, samt i tilfælde af udeblivelse, faktureres Kunden for det fulde beløb for den pågældende servicepakke.
- Udskiftning af tilmeldte deltagere kan frit ske indtil senest 2 hverdage før den aftalte leveringsdato.
8.3.5 Afbestilling samt udskiftning af deltagere skal i alle tilfælde meddeles Leverandøren skriftligt via e-mail salg@danlon.dk.
8.3.6 Leverandøren har ret til at aflyse en planlagt serviceydelse som led i en servicepakke senest 5 hverdage før den aftalte leveringsdato. Senere aflysning vil kunne forekomme i tilfælde af sygdom eller force majeure-lignende begivenheder uden for Leverandørens kontrol.
8.3.7 Leverandøren fortolker og rådgiver ikke om lønforhold, herunder om overenskomster, lønregulering, ansættelsesvilkår m.v., og ingen af Leverandørens ydelser, herunder tillægsydelser som servicepakker eller lignende udgør eller skal betragtes som sådan rådgivning. Kunden er således selv ansvarlig for enhver fejl i lønkørsler mv., og ethvert tab som følge af Kundens manglende overholdelse af relevante lovgivnings-, myndigheds- og overenskomstkrav mv., samt tab som sjykes de i pkt. 13.2 angivne forhold.
8.3.8 Servicepakker faktureres i overensstemmelse med pkt. 10.8 nedenfor.

9 PRISER

9.1 Kunden debiteres for hver afregnet lønseddel i henhold til gældende priser, som kan findes på Leverandørens hjemmeside.
9.2 Kunden debiteres et beløb svarende til prisen for en afregnet lønseddel, jf. punkt 9.1, for hver kalendermåned Kunden benytter Systemet til at foretage nulindberetning(er) til eIndkomst.
9.3 Brug af mobile apps og/eller andre tillægsydelser prissættes særskilt og vilkår og pris fremgår af Leverandørens hjemmeside.
9.4 Genåbning af lukkede aftaler eller tildeling af ny adgangskode kan være forbundet med et gebyr.
9.5 Andre ydelser leveret af Leverandøren til Kunden afregnes i henhold til forbrugt tid og materiale til Leverandørens gældende listepriser, medmindre andet aftales.

10 FAKTURERINGSBESTEMMELSER OG BETALINGSBETINGELSER

10.1 Kunden faktureres efter hver udført lønafregning. Fakturabeløbet bliver automatisk trukket på Kundens bankkonto, som oplyst i Systemet og på hver faktura, på faktureringstidspunktet. Den automatiske trækning forudsætter indgåelse af separat betalingsaftale med Mastercard Payment Services. Hvis ikke sådan separat betalingsaftale indgås, kan der alene foretages lønafregning ved brug af købte klip, jf. pkt. 10.2.
10.2 Kunden kan vælge at købe ”klip” som faktureres før lønafregningen udføres. Et klip svarer til en afregnet lønseddel. Priser for klippekort fremgår af Leverandørens hjemmeside. Ubrugte klip kan ikke overføres til andre brugerkonti.
10.3 Fakturabeløb er forfaldent netto kontant.
10.4 Ubrugte klip refunderes ikke.
10.5 Kunden kan se og udskrive udstedte fakturaer i Systemet.
10.6 Hindres eller tilbageføres betalingen til Leverandøren, kan Leverandøren uden varsel suspendere Kundens adgang til både Systemet og til data opbevaret for Kunden, indtil betaling er modtaget.
10.7 Ved manglende eller for sen betaling har Leverandøren ret til at spærre for adgangen til en brugerkonto indtil betaling har fundet sted.
10.8 Servicepakker faktureres umiddelbart efter levering af de i den valgte servicepakke inkluderede ydelser.

11 FORCE MAJEURE

11.1 Leverandøren er ikke ansvarlig for følgerne af lovindgreb, lynnedslag, brand, vandskade, strejke, lockout, naturkatastrofer, nedbrud af tele- eller dataforbindelse, fejl eller aktivitetsophør hos den af Leverandøren valgte teleoperatør samt i øvrigt for forhold, der ligger uden for Leverandørens kontrol.

12 TREDJEPARTSKOMPONENTER OG -BETINGELSER

12.1 Systemet kan indeholde komponenter og kode udviklet af tredjemand, fx open source-komponenter, freeware og/eller proprietær kode udviklet af Leverandørens underleverandører. Leverandørens brug heraf kan kræve, at Leverandøren betinger Kundens brug af Systemet visse yderligere vilkår, fx licensbetingelser og/eller ansvarsfraskrivelser fra pågældende tredjemænd, eller at Kunden offentliggør visse kildekodekomponenter. Leverandøren har ret til at oprette og løbende opdatere en hjemmeside, hvor eventuelle yderligere betingelser for Kundens brug af Systemet angives, og/eller kildekode offentliggøres. Ved Leverandørens meddelelse til Kunden om oprettelse af sådan hjemmeside per e-mail eller i Systemet, udgør alle betingelser offentliggjort på hjemmesiden på tidspunktet for Leverandørens meddelelse, samt eventuelle yderligere betingelser eller ændringer offentliggjort på hjemmesiden løbende herefter, en integreret del af Aftalen, og betingelserne vil derfor gælde for Kundens brug af Systemet.

13 ANSVARSFRASKRIVELSER OG ANSVARSBEGRÆNSNING

13.1 Systemet er et standardsystem, og Kunden gives adgang til Systemet, som det er og forefindes. Det er alene Kunden selv, som er ansvarlig for, at Systemet opfylder Kundens behov.
13.2 Leverandøren er ikke ansvarlig for eventuelle tab, udgifter eller ulemper for Kunden, der skyldes eller udgør
a) Kundens fejlindkodninger, forkert anvendelse eller misbrug af lønsystemet,
b) fejlagtige registreringer modtaget via mobile apps
c) fejl og dispositioner hos Kundens bank eller Kundens ansatte,
d) fejl og problemer hos tredjeparts leverandører fx Mastercard Payment Services, SKAT, Apple App Store, Google Play eller e-Boks,
e) fejl og problemer hos Kundens eller Leverandørens teleselskaber eller internetservice-leverandører, samt
f) indirekte tab eller udgifter og følgeskader, herunder men ikke begrænset til tabt avance, produktionstab, tab som skyldes, at Leverandørens ydelser ikke kan anvendes som forudsat, tab af omdømme, eventuelle krav fra Kundens ansatte, bod, tab relateret til uvedkommendes adgang til data og systemer, tab som følge af, at aftaler med tredjemænd falder bort eller misligholdes eller tab, som skyldes, at data eller informationer forsvinder, forvanskes eller lignende, uanset, om Leverandøren måtte være blevet underrettet om risikoen for sådanne tab, med mindre det godtgøres, at der foreligger forsæt eller grov uagtsomhed fra Leverandørens side.
13.3 Leverandøren påtager sig produktansvar i henhold til de til enhver tid gældende ufravigelige lovbestemmelser men fraskriver sig ethvert produktansvar baseret på andet grundlag.
13.4 Leverandøren ydelser til Kunden omfatter ikke juridisk rådgivning, og Leverandøren samt dennes medarbejdere er ikke ansvarlige for eventuel rådgivning om juridiske forhold, som Leverandørens medarbejdere måtte give som led i hjælp og support ydet til Kunden, fx om juridiske forhold på lønområdet. Kunden er selv ansvarlig for eventuelle følger af, at Kunden indretter sig efter rådgivning ydet af Leverandørens medarbejdere om juridiske forhold. Kunden henvises til at rekvirere advokatbistand, hvis Kunden ønsker juridisk rådgivning.
13.5 Erstatningskrav, som ikke er fremsat senest 12 måneder efter tidspunktet for den skadeforvoldende handling, anses for bortfaldet.
13.6 Leverandørens samlede erstatningsansvar under denne Aftale kan uanset årsag aldrig overstige det beløb, Kunden under denne Aftale har betalt til Leverandøren i en periode på 12 måneder, op til den seneste ansvarspådragende hændelse indtraf.
13.7 Leverandørens fraskrivelse af ansvar i henhold til Aftalen gælder tillige for Leverandørens ansatte, repræsentanter, underleverandører samt fysiske eller juridiske personer, der har medvirket ved leverancer.

14 IKRAFTTRÆDEN

14.1 Aftalen træder i kraft, når Kunden accepterer Aftalen via Leverandørens hjemmeside.
14.2 Eventuelle aftaler om tillægsydelser træder i kraft, når/hvis Kunden accepterer tillægsaftaler for de pågældende tillægsydelser via Leverandørens hjemmeside eller i Systemet.

15 OPHØR

15.1 Kunden kan opsige Aftalen uden varsel. Leverandøren kan opsige Aftalen med 3 måneders varsel til udgangen af en kalendermåned. Leverandøren er berettiget til at bringe Aftalen til ophør uden yderligere varsel i tilfælde af Kundens inaktivitet. Ved inaktivitet forstås, hvis (i) Kunden ikke har bogført en lønafregning i Systemet, (ii) der ikke er sket nulindberetninger, eller (iii) Kunden ikke på anden måde har gjort brug af Leverandørens ydelser og services under Aftalen i en periode på i 15 måneder eller mere.
15.2 Leverandøren kan overdrage sine forpligtelser og rettigheder i henhold til Aftalen til tredjemand.

16 LOVVALG OG TVISTER

16.1 Aftalen er undergivet dansk ret, og hvor andet ikke er anført, gælder dansk rets almindelige regler i parternes indbyrdes forhold. Værneting for tvister er byretten i København.

17 KODE TIL GODKENDELSES AF LØNAFREGNINGER

17.1 For at gennemføre og godkende en lønafregning kræves en kode. Denne kode kan enten være Kundens adgangskode, eller en specifik kode oprettet til formålet i Systemet af Kunden selv. Kunden kan selv ændre adgangskode og kode til godkendelse af lønafregninger i Systemet.