20 sep 2021

Mette Nørlem

Juridisk ekspert

Hvor længe skal man gemme ansættelseskontrakten, efter medarbejderen er fratrådt?

I dag er der klare regler, når det kommer til registrering, opbevaring og ikke mindst sletning af persondata. Det gælder i høj grad også for de data, vi har om vores medarbejdere, blandt andet deres ansættelseskontrakter.

Derfor får jeg ofte spørgsmålet: Hvor længe skal jeg opbevare en ansættelseskontrakt, efter at medarbejderen er fratrådt?

Det spørgsmål besvarer jeg i dette blogindlæg.

Der skal være et legitimt formål

Svaret finder vi i persondatareglerne.

Her bliver det slået fast, at en ansættelseskontrakt – og andre data om medarbejderen – må gemmes, så længe der er et legitimt formål, og kun så længe, det er nødvendigt.

Men hvad betyder det i praksis?

En ansættelseskontrakt er en aftale, der bliver indgået mellem arbejdsgiver og arbejdstager om løn- og ansættelsesforhold. Ansættelseskontrakten skal som minimum indeholde 10 obligatoriske punkter og kan bruges, hvis der opstår uenighed, mens medarbejderen er ansat.

Derfor er der et legitimt formål med at opbevare ansættelseskontrakten, så længe medarbejderen er ansat.

Når en medarbejder fratræder, er der ikke længere det samme behov for kontrakten.

I langt de fleste tilfælde ophører en ansættelse uden problemer. Medarbejderen får et andet job, kontrakten udløber, eller vedkommende bliver fyret. Den sidste løn bliver afregnet, og ansættelsen 'lukker' uden problemer.

I de tilfælde vil jeg anbefale, at ansættelseskontrakten bliver makuleret seks måneder efter, at medarbejderen er fratrådt.

Men nogle virksomheder tøver alligevel, og det kan der være helt valide grunde til.

Her er to af de mest normale grunde til ikke at makulere kontrakten lige med det samme:

Nr. 1 - Udbetaling af bonus

Hvis medarbejderen har været omfattet af en bonusordning, er det helt efter bogen at opbevare ansættelseskontrakten.

Bonussen bliver muligvis først udbetalt længe efter, at medarbejderen er stoppet. Og derfor er det godt at kunne slå op i kontrakten og se, hvad man blev enige om. Så snart bonussen er udbetalt, bør kontrakten slettes.

Nr. 2 - Uenighed om afskedigelse

Et andet eksempel kan være, at arbejdsgiver og medarbejder ikke er enige om afskedigelsen. Her kan kontrakten være et element til fortolkning, og derfor bør den ikke makuleres, før en sag er helt afgjort.

Regler gælder for alle dokumenter med persondata

Det var bare to eksempler, og der kan være mange andre gode grunde til at bevare en ansættelseskontrakt.

Under alle omstændigheder er det vigtigt for mig at slå fast, at du skal huske at slette dine tidligere medarbejderes ansættelseskontrakter, når de ikke længere er nødvendige.

Jeg vil også minde om, at de overordnede principper for behandling også gælder for alle andre dokumenter, der indeholder persondata.

Samtidig kan andre regler også spille ind – for eksempel bogføringslovens regler om opbevaring af lønsedler. Når du sletter, skal du derfor også tjekke, om der er særlige krav til efterfølgende dokumentation.

Danløn HR – Styr på ansættelseskontrakter og påmindelser

Med det nye Danløn HR får du en række funktioner, der gør dit arbejde med ansættelseskontrakter nemmere.

Du får blandt andet fri adgang til otte juridisk godkendte skabeloner til ansættelseskontrakter, som du nemt udfylder og sender til elektronisk signering.

Alle dine ansættelseskontrakter bliver automatisk gemt i et sikkert, digitalt dokumentarkiv, hvor du også kan uploade andre dokumenter. På den måde får du løst din GDPR-hovedpine angående opbevaring af data.

Og sidst men ikke mindst kan du med Danløn HR nemt oprette påmindelser, så du aldrig glemmer noget vigtigt igen. Du kan for eksempel oprette en påmindelse om, at en given ansættelseskontrakt skal slettes seks måneder efter, at medarbejderen er stoppet. 

Læs mere om Danløn HR her.

Tags:

HR GDPR

Relaterede indlæg