Bliv klar til din første lønbehandling

Danløns online lønsystem gør det let for dig, så du både sparer tid, kræfter og penge. Her får du en detaljeret guide til, hvordan du bedst bliver rustet til at lave løn for første gang med Danløn.

 

Udfyld informationsfelterne og find hjælp bag hvert feltnavn

Før du kan køre løn med Danløn, kræver det, at du udfylder felterne med informationer om din virksomhed og opretter dine medarbejdere i systemet. 

Her skal du angive nødvendige oplysninger som antal arbejdstimer, timeløn, gage, overtid, fradrag, sygeløn m.m., for at Danløn kan udregne, hvad dine medarbejdere skal have i løn. 

Er du i tvivl om, hvad du skal skrive i felterne, klikker du på feltnavnet, som forklarer, hvad feltet skal indeholde. 

1. Vælg din ønskede medarbejder 

Husk at vælge de rigtige perioder under tilpasningen fra start, da du ellers risikerer at oprette alle dine medarbejdere med forkert lønperiode. Er skaden sket, skal du slette alle medarbejdere igen for at rette lønperioden. 

Dit næste skridt bliver at oplyse, hvorvidt dine medarbejder er 14-dagslønnet eller månedslønnet. Har du flere lønperioder i din virksomhed, skal du huske at vælge den rigtige til dine medarbejdere. Det er vigtigt, da det får betydning, når du skal oprette dine medarbejdere i en bestemt lønperiode, for denne kan du ikke ændre på senere hen. Har du én lønperiode i din virksomhed, skal du ikke gøre noget. 

Derudover kan du også ændre dine medarbejderes ferieordning, så længe du endnu ikke har kørt løn for medarbejderne, da du heller ikke kan ændre denne, når først lønkørslen er gennemført. Husk derfor at vælge den rigtige ferieordning fra start. 

Nogle gange går tingene lidt for stærkt, så husk at være meget omhyggelig med indtastning af dine medarbejderes CPR-nummer, ansættelsesdato og ønsket skattekorttype. Du har ikke mulighed for at ændre oplysningerne, når først tilmeldingen til eIndkomst (SKAT) er sendt. Har du oprettet dine medarbejdere med eksempelvis bikort, kan du dog godt genrekvirere en ny type skattekort. 

2. Opret skattekort og tilmeld dine medarbejdere eIndkomst 

Du er nu nået så langt, at dine medarbejdere er blevet oprettet i systemet. Du kan dog først køre udbetaling af løn, når medarbejderne er tilmeldt eIndkomst (SKAT), og når Danløn har fået de nødvendige skatteoplysninger. 

Danløn sørger for automatisk at sende en tilmelding til eIndkomst for at kunne indberette lønbehandlingen på dine medarbejdere til SKAT. Efter tilmeldingen modtager Danløn løbende oplysninger om dine medarbejderes skattekort. Så snart de er klar, får du besked under 'Konto, Meddelelser'. 

Svartiden fra SKAT kan variere - i værste tilfælde kan der gå helt op til et døgn, før du får dine medarbejderes skattekort retur.  

Når du ikke at tilmelde dine medarbejdere til eIndkomst inden din første lønkørsel, vil Danløn ikke forhindre dig i at køre løn. Du skal dog være opmærksom på, at skatten i dette tilfælde bliver beregnet med 55 % og uden fradrag. 

Er du for sent ude med tilmeldingen, kan du risikere, at eIndkomst ikke vil godkende den næste lønbehandling, så husk at gøre det manuelt, når tilmeldingen bliver accepteret. 

Opret derfor dine medarbejdere i god tid inden lønafregningen, så du slipper for unødvendig bøvl og ventetid. 

3. Indtast dine medarbejderes lønoplysninger

Du har nu oprettet dine medarbejdere i systemet og tilmeldt dem eIndkomst, men før Danløn kan beregne løn, skal du indtaste dine medarbejderes lønoplysninger. 

Selve lønkørslen finder du under feltet 'Videre til bogføring'. Her kan du se, hvilken periode du er ved at køre løn for, dispositionsdatoen, de beløb der skal overføres automatisk, og hvilke beløb du selv skal overføre. 

Først klikker du på 'Lønberegning' og vælger virksomhed, lønperiode og den medarbejder, du gerne vil beregne løn for. Når du har gemt dine indtastede værdier, udregner Danløn den komplette løn til og med nettolønnen.

Beregningerne kan du se i en mini-kladde-lønseddel, og hvis du gerne vil se hele kladden, klikker du på Danløn-logoet i miniudgaven. Du kan altid ændre i oplysningerne, hvis der skulle opstå fejl eller uoverensstemmelser. 

Som en ekstra sikkerhed bliver du bedt om at oplyse din underskriftskode, inden du kan køre løn. Afslutningsvis klikker du på knappen 'Bogfør lønafregning', hvorefter du får en kvittering, der viser, at lønafregningen er bogført. 

4. E-mail eller e-Boks? 

Derudover skal du oplyse, om du vil sende medarbejdernes lønseddel til eBoks eller e-mail. Alternativt kan du også give dine medarbejdere adgang til at bruge Danløn appen, så de altid har lønsedlen lige ved hånden og mulighed for at ændre i stamdata. 

Læs mere om, hvordan du kommer i gang med at bruge Danløns app til medarbejdere.

Du har nu oprettet dine medarbejdere, og ønsker du at oprette flere, klikker du på knappen 'Ny medarbejder' under menuen 'Medarbejder', 'Generelt'. 

5. Nets eller klip til betaling af lønsedler 

Din Danløn-aftale er nu på plads og du er klar til din første lønbehandling, men inden det kan lade sig gøre, skal du angive, hvordan du vil betale dine lønsedler. 

Du kan enten bruge Nets eller klip til dine betalinger i Danløn. Med Nets bliver løn, skat m.m. udført automatisk. Vælger du Nets, bliver du bedt om at indtaste Reg.nr. og Kontonummer. Herefter får du en bekræftelse på, at Danløn har sendt en automatisk ansøgning til Nets på dine vegne. Når Nets har registreret aftalen, får Danløn besked om det, og du vil derefter kunne bruge Nets-aftalen til dine behandlinger af lønsedler. 

Ja tak til Nets

Har du sagt ja til at køre dine betalinger automatisk via Nets, kan du straks se, hvilke betalinger Danløn skal gennemføre for din virksomhed under fanen ’Bank og Nets’, under overskriften 'Automatiske overførsler via Nets'. Løn, pension, skat og AM-bidrag er markeret som standard-overførsler, men du har også mulighed for selv at tilføje feriepenge og andet. Skal dine medarbejdere på barsel, foregår overførslerne i dette tilfælde ikke automatisk. Husk derfor selv at markere og udfylde de krævede oplysninger. 

Ja tak til klip

Hvis du ikke vil køre dine betalinger automatisk via Nets, kan du i stedet forudbetale for lønsedler med klip. Det gør du under 'Konto', 'Betaling for Danløn', hvor du skal angive, hvor mange lønsedler du vil forudbetale for. Afslutningsvis bekræfter du din bestilling med din underskriftskode. Fakturaen kan du betale samme dag i din netbank med den anviste betalingslinje. 

6. Er din virksomhed registreret korrekt? 

Hvis du er en ny virksomhed og skal udbetale løn for første gang, skal du sikre dig, at din virksomhed er registreret som indbetaler af A-skat hos Erhvervsstyrelsen. Du vil blive spurgt om det allerede i den første fase af tilmeldingen. Det er vigtigt, at denne registrering er korrekt, før du udbetaler din første løn, da en fejl i registreringen hos eIndkomst (SKAT) vil betyde, at dine indberetninger bliver afvist.