Dine medarbejdere skal snart registrere arbejdstid - dét skal du vide

Her får du overblik over de vigtigste ting, du som arbejdsgiver skal vide om de kommende regler. 

Hvad er formålet med de nye regler? 

Overordnet set er formålet, at medarbejderne, ved at registrere deres arbejdstid, kan dokumentere deres faktiske arbejdstid og dermed, at de overholder arbejdsmiljøreglerne. 

Det vil nærmere bestemt sige, at: 

• 11 timers-reglen bliver overholdt
  
• den gennemsnitlig arbejdstid max er 48 timer om ugen 
  
• de husker at holde pauser og ferie 
  
• det ugentlige fridøgn bliver holdt 

Hvilke krav stiller de nye regler til mig som arbejdsgiver? 

Som arbejdsgiver har du pligt til at indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt lønmodtager.  

I dette system skal medarbejderne også kunne registrere overarbejde, transporttid, rådighedsperioder og andet, der ikke betragtes som hviletid. 

Hvilke krav er der til det arbejdstidsregistreringssystem, jeg skal have? 

Du må selv vælge, hvordan arbejdstiden skal registreres, men der er to betingelser: 

• Du skal sørge for, at dine medarbejdere altid selv kan se deres egne oplysninger i systemet. 
  
• Du skal opbevare de registrerede oplysninger i mindst fem år. 

Hvem er omfattet af de nye regler, og er der nogle undtagelser? 

Som udgangspunkt er det alle lønmodtagere, der får løn for at udføre et arbejde for en arbejdsgiver, der skal registrere deres arbejdstid. 

Dog er der nogle få undtagelser, blandt andet: 

• Arbejdstagere, der selv kan fastsætte arbejdstiden 
• Personale med ledelsesfunktioner eller andet personale, der har beføjelse til at træffe selvstændige beslutninger 
• Arbejdstagere, hvis arbejde knytter sig til kirkers og trossamfunds religiøse handlinger 

Hvad skal mine medarbejdere konkret gøre fra 1. juli og frem? 

De skal registrere deres arbejdstid i det system, du som arbejdsgiver vælger at stille til rådighed. Der er ikke et krav om, at medarbejderne skal registrere arbejdstid hver dag, så de kan eksempelvis godt gøre det fast én gang om ugen.  

Hvad sker der, hvis jeg ikke har en løsning klar til 1. juli? 

Sager kan indbringes for Arbejdsretten, og de kan udstede bøder for overtrædelse af arbejdsmiljøregler, herunder også kravet om registrering. 

Tidsregistrering i Danløns gratis app 

Vi arbejder på at opdatere Danløns app, så dine medarbejdere kan bruge den til at registrere arbejdstid.

Og i den kommende tid holder vi en række webinarer, hvor du kan høre mere om det arbejde.

Andre muligheder med Danløn 

I dag kan du nemt integrere Danløn med en række tidsregistreringssystemer. Så hvis du bruger et af de systemer, kan du gøre dit administrative arbejde nemt ved at integrere det system med Danløn. 

Den 1. november 2023 afholdt Senior Manager, Cand. jur. og ekspert i HR og ansættelsesret Mette Nørlem et webinar om de kommende regler. Under webinaret blev der stillet spørgsmål, og Mette Nørlem besvarer her et udpluk af spørgsmålene: 

Hvilke virksomheder skal registrere? 

Kravet om tidsregistrering gælder for alle virksomheder uanset størrelse. Der er ikke nogen nedre grænse. Der er dog et krav om, at der skal være ansatte, så enkeltmandsvirksomheder uden ansatte vil ikke være omfattet. 

Kan man nøjes med en excel fil, eller skal det være et digitalt værktøj? 

Det er virksomheden selv, der afgør, hvilken metode der skal bruges til at tidsregistrere. Der er således ingen krav om en elektronisk eller digital løsning. Udover kravet om, at den metode man vælger, kan registrere alle forhold i forbindelse med arbejdstidsregler, så er der dog to betingelser, som arbejdsgiver skal være opmærksom på:   

• Arbejdsgiveren skal sørge for, at lønmodtageren altid selv kan se egne oplysninger i arbejdstidsregistreringssystemet.  
• Arbejdsgiveren skal opbevare de registrerede oplysninger i en periode på 5 år.
  

Skal medarbejderne registrere komme/gå, eller er det nok, hvis de skriver, at de har været til stede i x antal timer? 

Hvis man registrerer antal arbejdstimer, så kan man afgøre, om en medarbejder har haft mere end 48 timer i gennemsnit per uge over en periode på fire måneder. Man kan dog ikke afgøre, om reglen om ugentligt fridøgn og 11 timers reglen er overholdt, hvis ikke man anfører, hvornår man møder/går hjem. Derfor skal det også registreres, hvor arbejdstiden er placeret – både på dag og klokkeslæt.  

Er CEO´en undtaget? 

Uanset om en CEO er ansat i en mindre eller større virksomhed, er vedkommende som øverste leder ikke omfattet af arbejdstidsreglerne, og vedkommende er derfor heller ikke forpligtiget til at tidsregistrere.  

Kan en salgschef, produktionschef-, økonomichef eller lignende være undtaget? 

Det er altid en konkret vurdering, om en medarbejder kan undtages eller ej. Det afgørende er, at vedkommende er ”selvplanlægger”, altså at vedkommende helt selv bestemmer egen arbejdstid, og at arbejdstiden er svær at fastlægge på forhånd.  

Hvor lang implementeringstid er der lagt op til i lovforslaget? 

Som det er lige nu, er der ingen implementeringstid. Det betyder, at man skal registre arbejdstid fra 1. juli 2024. 

Hvem har ansvaret for, at der registreres arbejdstid? 

Ansvaret for at tidsregistrering sker, er ikke beskrevet i loven. Men med fortolkning fra almindelige arbejdsmiljøretlige regler må konklusionen være, at arbejdsgiver har ansvaret. Helt på samme måde som en arbejdsgiver pålægges ansvaret, hvis en medarbejder ikke har korrekt sikkerhedsudstyr på, også selv om det er medarbejderen, der har valgt at tage det af.  

Skal personer i senior- og flexjob også tidsregistrere? 

Om man skal tidsregistrere afgøres af, om man er lønmodtager og omfattet af arbejdsmiljøreglerne. Derimod handler det ikke om ansættelsesvilkår. Så en status som flex-jobber, deltidsmedarbejder eller andet vil ikke alene kunne begrunde, at man er undtaget kravet om tidsregistrering.  

Hvad hvis man er omfattet af en overenskomst? 

De kommende regler om registrering af arbejdstid, er fremover en del af arbejdstidsdirektivet, og heri gives på bestemte områder også muligheder for fravigelser i reglerne om arbejdstid via overenskomstaftaler. 

OBS: Denne FAQ er alene en generel beskrivelse og udgør ikke konkret rådgivning af dig. Din juridiske position vil altid afhænge af de konkrete omstændigheder.